Cómo encontrar el software de formatos de pago adecuado para tu negocio

Qué es un formato de pago electrónico

Un formato de pago electrónico es un recibo generado, transmitido y procesado digitalmente. Se emite en un formato "estructurado" (lo veremos más adelante) que permite que se transmita desde el departamento de cuentas del proveedor directamente al departamento de cuentas por pagar del comprador, eliminando la necesidad de cualquier intervención humana.

Esta estructura distingue un formato de pago electrónico de otros recibos que simplemente llegan a través de Internet, como formatos en PDF, Word, jpg o tiff; recibos en papel escaneados, o formatos de pago en papel enviados como imágenes por fax.^1,2

Los beneficios de usar formatos electrónicos

Si todavía estás indeciso de saltar al mundo digital, aquí hay algunas razones convincentes para cambiar a los formatos de pago en línea.

• Costos reducidos: para empezar, ya no necesitarás surtir y almacenar grandes cantidades de papel y otros artículos de oficina. Eso es un plus para el planeta. Y para tu negocio es igual de importante, ya que elimina las horas de personal necesarias para las tareas mundanas y laboriosas asociadas con los formatos de pago en papel a la antigüita, desde ingresar las cifras en el recibo hasta imprimir, enviar por correo, almacenar y conciliar los formatos de pago.
• Velocidad y precisión: un sistema de formatos de pago electrónico es inevitablemente más rápido, directo y preciso que un ser humano. Como resultado, cada etapa del proceso de transferencia de datos se acelera, lo que lleva a ciclos de facturación más cortos.
• Eficiencia: Los seres humanos somos propensos a cometer errores. Podemos ingresar datos incorrectos u olvidar enviar los formatos de pago a las personas que deben pagarlos. Cada paso adicional en esta cadena de cobro que involucra a personas conlleva un potencial de error y pérdida de tiempo. Pero los sistemas de formatos de pago electrónicos hacen más que simplemente enviar tu formato a la persona adecuada.³ También te mantienen al tanto durante todo el proceso para que puedas revisar tu flujo de ingresos de un vistazo, en cualquier momento.⁴
• Seguridad: Un sistema automatizado, legible por una máquina, sin intervención humana, es más transparente y menos vulnerable al fraude.⁵

Software de formatos de pago: ¿cuál es el adecuado?

El mejor software de formatos de pago te ayuda a simplificar el proceso de cobro de tu empresa y a la vez a controlar tus gastos. También garantiza que todos tus datos financieros, incluyendo los pagos (tanto los que entran como los que salen), los contratos y las órdenes de compra, estén integrados para proporcionar una instantánea constante del flujo de efectivo de tu empresa. Aquí hay otras características clave que debes considerar:

• Compatibilidad con diversos formatos de pago: El software de formatos de pago está disponible en diferentes formas, pero el adecuado para las pequeñas empresas debe ser compatible con los diferentes formatos que pueden estar utilizando tus clientes y otros socios comerciales. Un buen sistema convertirá automáticamente diferentes formatos en datos estructurados para lectura automática, haciéndolo fácilmente accesible para ti y eliminando la necesidad de almacenar diferentes versiones para cada formato de pago.
• Realizar transacciones atípicas: A veces, tus formatos de pago no se clasifican como transacciones estándar. Quizá quieras ofrecer a un cliente leal una tarifa especial, por ejemplo. O los costos fuera de tu control pueden hacer que un elemento de tu formato de pago cambie. Un buen sistema puede reflejar esto tanto en tu sistema como en el formato. Por el contrario, si también tienes pagos periódicos que realizar o formatos de pago periódicos que enviar, tu sistema debería poder cumplir esta función automáticamente.
• Múltiples formas de pago: Cuanto más versátil sea tu sistema de pago, más clientes podrás atraer. Por lo tanto, tu software de formatos de pago debe ser compatible con métodos de pago en línea comunes, como tarjetas de crédito y débito, pagos a través de plataformas de terceros y las carteras digitales cada vez más populares.^6,7
• Capacidad multidivisa: Es cierto que lidiar con las leyes internacionales puede ser complicado, pero a nadie le gusta rechazar una venta. Con capacidades multidivisa e internacionales integradas, el software adecuado puede garantizar que te mantengas actualizado y cumplas con los requisitos relevantes de otros países.
• Acceso a información de negocios: Un buen software puede proporcionar inteligencia de negocios relevante para ayudarte a tomar decisiones mejor informadas.
• Servicio de archivo: Además de archivar tus recibos, puedes establecer fechas de vencimiento de documentos obsoletos y eliminarlos de tu sistema para mantener organizados tus archivos en línea.
• Seguridad: Lo más importante e indispensable es que tu proveedor de software tenga una excelente reputación y esté disponible para ofrecer asistencia en línea y fuera de línea cuando lo necesites.

Cómo esto resulta en grandes ahorros de tiempo y dinero

Incluso el software de formatos de pago más sencillo puede agilizar tus procesos de cobro y simplificar tu contabilidad de maneras que son imposibles en el mundo físico. No solo está toda tu información contable en un solo lugar en tu computadora (o dispositivo móvil), sino que todo está conectado. Así puedes saber cuánto dinero debes y los pasivos por pagar. No tienes que hacer una nota manual para perseguir un formato de pago; tu sistema lo sabe. No tienes que aprender leyes financieras internacionales complejas cuando tu software está configurado para hacerlo por ti y asegurarse de que está operando de acuerdo con las regulaciones locales, en cualquier parte del mundo. Atrás quedaron los días de limpiar los archiveros de recibos olvidados por mucho tiempo. En línea, cuando ya no sean necesarios, tu computadora eliminará los formatos de pago de tu sistema. No necesitarás perder tiempo leyendo la última publicación de negocios para estar al día con los eventos en tu campo. Tu software rastreará Internet para brindarte información relevante. Además, tu computadora no se cansará ni se distraerá ni cometerá los errores que cometemos los humanos.

Presentamos los formatos de pago PayPal

Como una de los principales plataformas de servicios de pago en línea asistiendo a más de 200 mercados en todo el mundo, PayPal puede ayudar a tu negocio con formatos de pago electrónicos y ofrecer una gran cantidad de soluciones de negocios que simplificarán tu contabilidad de maneras que nunca hubieras creído posibles.

Para empezar, te ayudaremos a crear fácilmente una plantilla de formato de pago digital profesional y personalizada, que incluirá mucho más de lo que contenía tu antiguo formato manual:

• El logotipo de tu empresa y la información de contacto (como tu dirección y teléfono)
• Detalles de la compra
• Información de envío e impuestos
• Cualquier descuento adicional aplicable
• Términos y condiciones

Y si lo deseas, una nota personal para tu cliente. Puedes reutilizar la plantilla para transacciones futuras o copiar y pegar la información existente de un cliente para formatos de pago repetidos.

El formato de pago se puede enviar a una persona, o a cualquiera que se necesite de tu lado o de tu cliente. Puedes agregar un documento para firmar, una imagen, términos de servicio e impuestos de uso común en la sección de impuestos de la configuración de tu formato de pago. Y si deseas permitir que tu cliente realice un pago parcial, también lo tenemos cubierto. Cuando estés listo, solo tienes que enviar el formato de pago por correo electrónico. En el otro extremo, el destinatario solo necesita hacer clic en el botón de "Pagar ahora" para realizar un pago seguro, a través de una cuenta de PayPal o con tarjeta de crédito o débito, y el dinero aparecerá en tu cuenta.

Puedes consultar el estado de tu flujo de caja de un vistazo porque los formatos de pago PayPal te permiten conciliar tus formatos de pago y pagos automáticamente en línea, incluyendo las fechas de vencimiento y la lista de recordatorios enviados. No hay necesidad de revisar hojas de cálculo en busca del formato de pago que supones que está vencido. De ser así, puedes enviar fácilmente un recordatorio: está a solo un clic de distancia. Además, también puedes utilizar la API de los formatos de pago PayPal para integrar el proceso de formatos de pago (por ejemplo, crear, enviar y gestionarlos) en tu sistema de administración de pedidos.

Esta es solo una muestra de cómo PayPal puede ayudarte a configurar tus formatos de pago electrónicos. Explora nuestras soluciones de negocios para descubrir de qué otra forma puedes mejorar y proteger todos tus procesos de cobro y pago.