Der Inhalt dieses Artikels wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Sie sollten immer eine unabhängige Unternehmens-, Steuer-, Finanz- und Rechtsberatung einholen, bevor Sie eine Geschäftsentscheidung treffen.
Einer der besten Aspekte eines eigenen Unternehmens ist es, Zahlungen zu erhalten. Das Erstellen, Versenden und Verfolgen einer Rechnung kann jedoch kompliziert werden, insbesondere wenn Sie mit mehreren Personen in unterschiedlichen Abrechnungsrhythmen arbeiten. Wenn Sie einer verspäteten Zahlung nachjagen, nur um zu realisieren, dass Sie die Rechnung an die falsche Person gestellt haben, fühlt sich alles wahrscheinlich unglaublich schwierig an.
Wir haben eine gute Nachricht für Sie: Sie müssen keine umfassende Erfahrung auf dem Gebiet der Buchhaltung haben, um ein komfortables, benutzerfreundliches Nachverfolgungssystem für Rechnungen zu entwickeln. Es gibt eine digitale Lösung für fast jede Art von Unternehmen, egal ob Sie sich auf eine einfache Microsoft Excel-Tabelle verlassen oder lieber die Vorteile einer automatisierten Buchhaltungssoftware mit Rechnungstracker-Funktionen nutzen.
Wie sich Zahlungen am besten verfolgen lassen, hängt von der Art Ihres Unternehmens ab. Beispielsweise kann die Art und Weise, wie Freelancer Rechnungen stellen (nach Einreichung eines Artikels), völlig von der Art und Weise abweichen, wie Architekturschaffende Rechnungen stellen (z.B. 50% im Voraus, Restbetrag 30 Tage nach Abschluss fällig).
Egal wie Sie Ihre Verbindlichkeiten überwachen, es geht darum, ein einheitliches, zuverlässiges Verfahren zu entwickeln, das für Ihr Unternehmen gut funktioniert. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware und Integration können Sie ganz einfach E-Rechnungen und Zahlungen senden und verfolgen. Im Vergleich zu einer Excel-Datei eliminiert eine Buchhaltungssoftware den manuellen Prozess der Nachverfolgung von Rechnungen.
In der Buchhaltungswelt werden Berträge, die Ihre Kundschaft Ihnen schuldet als Mahnbeträge bezeichnet. Hier sind Tipps, wie Sie ausstehende Rechnungen verfolgen können:
Auf der anderen Seite werden das Geld, das Sie Anbietern schulden, und Ausgaben als Verbindlichkeiten bezeichnet. Ähnlich wie beim Verfolgen ausstehender Rechnungen ist es genauso wichtig, dass Sie Ihre Schulden überwachen.
Eine einfache Möglichkeit, Ihre eigene Vorlage für die Nachverfolgung von Rechnungen zu erstellen, ist eine Excel-Tabelle. Mit einer Excel-Tabelle können Sie Ihre Abrechnungen auf mehrere Arten organisieren. Während ein Hauptbuch in der Regel chronologisch nach Datum geführt wird, kann ein Online-Tracker Ihre Rechnungen nach Namen, Forderung, Datum, Belegnummer und mehr filtern. Wenn Sie Ihre Rechnungsverfolgungsvorlage erstellen, sollten Sie zunächst Folgendes hinzufügen:
Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Rechnungsnummern zuzuweisen. Wählen Sie also die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Methode. Unabhängig davon, wie die Nummer auf der tatsächlichen Rechnung formatiert ist, sollten Sie eine Standardanzahl von Ziffern verwenden. Anstatt also die Zahl "99" oder "100" einzugeben, geben Sie "00099" und "00100" ein.
Wenn Sie Ihre Kundschaft nach Namen organisieren, geben Sie diese Information hier ein. Einige Anbieter weisen wiederholten Einkaufenden eine eindeutige Nummer zu. Wenn dies für Ihr Unternehmen zutrifft, fügen Sie diese Nummer zum Namen der Person hinzu.
Zwar können Ihre Rechnungen Daten für Dienstleistungen enthalten, doch in der Regel verwenden Sie kein Dienstleistungsdatum für die Tracker-Vorlage. Geben Sie als Rechnungsdatum das Datum an, an dem Sie die Rechnung ausgestellt haben.
Dies ist das Datum, an dem der Gesamtbetrag fällig ist.
Profitipp: Um Verwirrung und einen möglichen Zahlungsverzug zu vermeiden, sollten Sie Ihre Zahlungsbedingungen direkt in der Rechnung auflisten.
Der Betrag ist der fällige Gesamtbetrag, inklusive Steuern oder Gebühren für z.B. Lieferung.
Auch wenn Ihr Unternehmen keine Teilzahlungen akzeptiert, sollten Sie den Überblick über den Betrag behalten, den die einkaufende Person gezahlt hat. Dadurch erfahren Sie, wann die Transaktion abgeschlossen ist. Und wenn Sie am Ende doch eine Teilzahlung verarbeiten, müssen Sie keine Änderungen an Ihrer Vorlage vornehmen.
Diese Zahl kann sich von der Gesamtsumme unterscheiden, insbesondere wenn Sie Teilzahlungen akzeptieren oder Ihr Unternehmen Verzugsgebühren erhebt.
Diese Spalte ist besonders hilfreich, wenn Sie eine Liste ausstehender Konten sehen möchten. In der Regel lautet der Status einer Rechnung entweder "Aktuell" oder "Überfällig"
Profitipp: Wenn Sie Ihren Rechnungstracker automatisieren möchten, erledigen E-Mail-Rechnungen die grobe Arbeit für Sie. Der PayPal-Rechnungstracker wird automatisch aktualisiert, um jede neue Rechnung hinzuzufügen und ihren Zahlungsstatus zu verfolgen. Sie sehen den Status jeder Rechnung und haben die Möglichkeit, über ein bequemes Dropdown-Menü Zahlungen aufzuzeichnen, Zahlungserinnerungen zu senden und vieles mehr.
Wenn Sie die wichtigsten Informationen haben, können Sie Ihren Rechnungstracker an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Ist es sinnvoll, dass Ihre Abrechnung zusätzliche Informationen über die einkaufende Person enthält? Haben Sie Mitarbeitende, die den Verkauf abgewickelt oder die Dienstleistung erbracht haben? Wenn Sie Ihre Tracker-Vorlage anpassen, geben Sie eventuell folgende Details an:
Sie werden diese Daten wahrscheinlich nicht für Tracking-Zwecke verwenden, aber wenn Sie die Telefonnummer oder E-Mail Adresse der einkaufenden Person haben, sparen Sie sich die Mühe, die erforderlichen Daten zu finden, wenn Sie weitere Informationen einholen oder eine Erinnerung senden müssen.
Wenn Ihr Unternehmen mit anderen Unternehmen statt mit Einzelpersonen zu tun hat, haben Sie wahrscheinlich eine Kontaktperson innerhalb dieses Unternehmens und möchten vielleicht den Namen dieser Person in Ihrer Vorlage hinzufügen.
Für Unternehmen, die Mitarbeitenden eine Provision zahlen, ist diese Spalte wahrscheinlich ein Must-have. Selbst wenn Ihre Mitarbeitenden keine Provision erhalten, kann es hilfreich sein, den Namen des/der zuständigen Mitarbeitenden an einen Verkauf anzuhängen, falls Sie zusätzliche Informationen benötigen.
In den seltenen Fällen, in denen Sie eine Zahlungserinnerung senden müssen, erfassen Sie in dieser Spalte das Datum, an dem Sie die Erinnerung gesendet haben.
Je nach den Zahlungsbedingungen Ihres Unternehmens kann bei Zahlungsverzug eine zusätzliche Gebühr anfallen. Verfolgen Sie die Gebühren in dieser Spalte.
Unabhängig von Ihren Zahlungsbedingungen ist es ratsam, zu verfolgen, wie spät eine überfällige Zahlung eingeht. Wenn Sie mit einem Inkassobüro zusammenarbeiten, ist diese Spalte ein absolutes Must-have. Doch selbst wenn Sie dies nicht tun, ist es eine einfache Möglichkeit, Personen zu identifizieren, die regelmäßig zu spät zahlen. Wenn jemand ständig im Verzug ist, ist es vielleicht an der Zeit, die Geschäftsbeziehung zu beenden.
Mit E-Mail-Rechnungen erhalten Sie eine Übersicht, auf der Sie u.a. den vollständigen Rechnungsverlauf einsehen und Zahlungen aus über 200 Ländern weltweit akzeptieren können. Und noch besser: E-Mail-Rechnungen können dazu beitragen, dass Sie schnell bezahlt werden, da sie Ihrer Kundschaft eine einfache Zahlungsweise bieten – auch wenn sie kein PayPal-Konto hat. Beispielsweise werden einer aktuellen Studie zufolge 79% der E-Mail-Rechnungen innerhalb eines Tages nach Rechnungsversand bezahlt.1
Welchen Rechnungstracker Sie auch verwenden, Organisation ist die Hauptsache. Es wäre doch mehr als ärgerlich, würden Sie wegen einer unordentlich geführten Buchhaltung Geld verlieren. Dank E-Mail-Rechnungen können Sie organisiert bleiben, Zeit sparen und Zahlungen erhalten.
Hier finden Sie eine kurze Anleitung zur Verwendung von PayPal für E-Mail-Rechnungen:
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