Wat is een factuur? En waarom is deze zo belangrijk voor je bedrijf?

Jul 08 2019 | PayPal Editorial Team

Een factuur is misschien wel het belangrijkste document dat je maakt voor je bedrijf. Leer wat een factuur is, waarom deze belangrijk is en de drie dingen waarover je moet nadenken voordat je een lay-out voor je factuur creëert.

Wat is een factuur?

Een factuur is een handelsdocument dat door een verkoper aan een koper wordt gegeven en waarop het totale verschuldigde bedrag voor geleverde goederen of verleende services staat vermeld. Met andere woorden: het is de rekening die een bedrijf naar een klant stuurt om een betaling te ontvangen. Op een factuur staan de producten of services die door de verkoper zijn verstrekt, de betalingsvoorwaarden en andere relevante informatie voor de koper. Voor veel bedrijven geldt de factuur ook als het ontvangstbewijs voor de koper.
 

Waarom is een factuur belangrijk?

Behalve dat een factuur je helpt om betaald te krijgen, is het ook een visitekaartje voor je bedrijf. Ja, jouw rekening voor adviesdiensten (of andere diensten die je hebt geleverd) is slechts een stuk papier - of het nu een fysiek of een online document is. Maar vergeet niet: deze wordt ontelbare keren door klanten bekeken. Het is je merk. Het is je imago. Het vertelt het verhaal achter jouw bedrijf: waar je gevestigd bent, welke diensten je aanbiedt, hoe je eruitziet. Het laat de wereld zien dat je trots bent op wat je doet.
 

Hoe maak je een factuur?

Wat maakt een factuur aantrekkelijk? Naar mijn mening zijn er drie belangrijke dingen waar je rekening mee moet houden als je een factuur creëert: presentatie, inhoud en de manier waarop je communiceert.
 
1. Presentatie.
Je rekeningen moeten er altijd hetzelfde uitzien, of je ze nu per post of elektronisch verzendt. Ze moeten alle goede dingen van je bedrijf representeren. Hoe zorg je er nu voor dat ze er goed uitzien?
  • Zorg voor een geweldig logo. Hopelijk is jouw logo professioneel en uniek. Zo niet, overweeg dan om het opnieuw te laten ontwerpen. Er zijn veel online aanbieders die dat voor je kunnen doen. Of je zoekt naar een grafisch ontwerper op een website met freelancers. Gebruik overal hetzelfde logo: van je briefpapier tot en met je website. Een goed logo is duidelijk en scherp.
  • Naast of in plaats van je logo, kun je ook nog kiezen voor een coole graphic. Ik heb klanten op wiens rekeningen foto's staan van hun bedrijfsgebouw, van hun producten of van een groep werknemers. Ik heb prachtige zonsondergangen en stadsgezichten gezien op rekeningen die ik van verkopers kreeg toegestuurd. Sommige gebruiken zelfs cartoons of professionele tekeningen. Een leuke graphic trekt de aandacht.
  • De ideale factuur beslaat slecht één pagina. Maar staar je daar niet op blind. Je wilt dat het lettertype groot genoeg is, zodat iedereen alle informatie kan lezen zonder een bril op te hoeven zetten. Als je daardoor een extra pagina moet toevoegen, doe dat dan gewoon.
  • Je rekening kan het beste wit met zwart zijn. Naar mijn mening. Uiteraard is het prima als het logo of de graphic gekleurd is. Maar houd de rest eenvoudig en makkelijk leesbaar. Te veel kleur werkt verwarrend en leidt af van het belangrijkste doel van de rekening: je klant eraan herinneren dat er een betaling moet worden gedaan.
2. Inhoud.
Zoals gezegd: het belangrijkste doel van het sturen van een rekening is je klant ervan op de hoogte stellen dat deze je geld verschuldigd is voor een product of dienst. Je moet er dus voor zorgen dat je factuur alle informatie bevat die een klant nodig heeft om de betaling zo snel mogelijk te voldoen. Welke informatie is dat?
  • Adres van de klant: vermeld de specifieke naam van de persoon voor wie de rekening bestemd is en het adres. Dit is de persoon met wie je contact wil leggen als er een probleem zou zijn.
  • De locatie waar de dienst heeft plaatsgevonden: soms is er werk op verschillende locaties gedaan en het is belangrijk dat aan te geven.
  • Jouw verkoopmedewerker: dit kan de achternaam zijn of de initialen van de persoon die de verkoop deed. Dat is belangrijk om de verkopen van iedereen bij te houden (bijvoorbeeld voor commissie), maar ook om te weten wie er in het bedrijf verantwoordelijk is voor die factuur.
  • Factuurnummer: iedere rekening moet een eigen controlenummer hebben voor boekhoudkundige doeleinden. Bedrijven gebruiken verschillende manieren om factuurnummers toe te wijzen en er is niet één specifieke, correcte manier. Misschien wil je een nummer combineren met een datum of werk je gewoon met oplopende nummers.
  • Datum: dit is de datum waarop de factuur is gemaakt (en hopelijk ook verzonden). Het aftellen naar het moment van betaling begint hier.
  • Betalingsvoorwaarden: netto 30 (binnen 30 dagen) is de meest voorkomende, maar misschien wil je werken met een '2% op netto 10': dit betekent dat je een korting van twee procent aanbiedt als je de betaling binnen tien dagen ontvangt. Dit wordt veel gebruikt en is een handige manier om je cashflow te versnellen.
  • Datum dienstverlening: dit is de datum waarop de dienst werd verricht. Deze informatie is belangrijk voor de boekhoudafdeling van je klant, zodat ze de verschuldigde bedragen kunnen herkennen. Als een dienst bijvoorbeeld in maart is verleend, maar je hebt pas in april (tsk, tsk) gefactureerd, dan wil de klant deze passiva om boekhoudkundige redenen misschien eind maart opnemen in de administratie.
  • Beschrijving van dienst of product: dit is jouw plek om te schitteren! Zorg voor een gedetailleerde beschrijving van elk product of elke dienst die je hebt geleverd. Als verkoper moet je ervoor zorgen dat de woorden die je gebruikt consistent zijn, dus je gebruikt dezelfde termen op de rekening als in je offerte. Je beschrijving moet voldoende verklarend zijn, zodat je klant geen reden heeft om vragen te stellen bij de geweldige dingen die je bedrijf doet.
  • Prijs of tarief: dit bedrag op de factuur voor de koper moet altijd hetzelfde zijn als op je offerte… zo niet, dan dreigt er misschien een conflict!
  • Netto factuurbedrag: rustig aan, dit is wat de klant je verschuldigd is zonder toegevoegde belastingen.
  • Belastingen: meestal het btw-bedrag dat over de bestelling wordt berekend. Belastingwetten op verrichte diensten verschillen per staat en jurisdictie. Dat is een heel ander verhaal!
  • Totale factuurbedrag: een opsomming van alle verschuldigde bedragen. Dit is eigenlijk jouw favoriete cijfer op de rekening.
Ja, het is nogal wat informatie. Maar als het op de goede manier wordt gepresenteerd, dan kan het een verschil uitmaken tussen op tijd betaald worden en eindeloos achter je geld aan moeten hollen. Geloof me, ik heb heel wat afgehold en het is niet leuk.
 
3. Manier waarop je communiceert.
Veel mensen denken dat het versturen van een rekening uitsluitend bedoeld is om betaald te krijgen, en ik ben het er mee eens dat dit het belangrijkste doel is. Maar een geweldige factuur kan veel meer zijn. Het kan ook een fantastische marketingtool zijn. In deze tijd van enorme hoeveelheden e-mails en overlopende voicemailboxen is jouw factuur eigenlijk het enige document dat je naar je klanten stuurt en dat altijd wordt gelezen. Dus waarom zou je geen gebruik maken van de gelegenheid en een bericht toevoegen?
 
Om dat te kunnen doen, moet je factuur aanpasbaar zijn zodat je een korte mededeling aan de onderkant kunt toevoegen. Wat zet je in zo'n mededeling? Misschien kun je je klant uitnodigen om langs te komen bij je stand op de volgende vakbeurs waar je bent. Of je kunt een extra dienst aanbieden. Of de klant wijzen op een speciale korting die je aanbiedt op iets anders. Of je bedankt de klant gewoon voor de aankoop, wenst hem of haar prettige feestdagen of stuurt een andere persoonlijke boodschap die maakt dat de klant zich een beetje bijzonder voelt. Het werkt en als je erop let, dan zul je zien dat veel succesvolle bedrijven dit doen.
 
Het goede nieuws voor je factuur is dat je het niet allemaal zelf hoeft uit te vinden. Er bestaan geweldige sjablonen - zoals deze gratis factuursjabloon van PayPal - die je kunt gebruiken om je rekening online te maken en naar je klanten te versturen om snel betaald te krijgen. Je factuur is een cruciaal document. Stel het niet uit. Neem het serieus. Zorg dat het er geweldig uitziet. Aandacht besteden aan de facturen is een investering op de lange termijn.
 
De inhoud van deze site is uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Win altijd onafhankelijk, professioneel boekhoudkundig, financieel en juridisch advies in voordat je een zakelijke beslissing neemt.
 
 
De informatie in deze artikelen vormt geen financieel, zakelijk of beleggingsadvies van welke aard dan ook en geldt niet als een vervanging voor professioneel advies.  Verricht ook altijd eigen onderzoek en vraag om professioneel advies als je er zeker van wilt zijn dat wat je doet het juiste is in specifieke omstandigheden.
 

Als je cookies accepteert, gebruiken we ze om je ervaring te verbeteren en aan je voorkeuren aan te passen. We gebruiken ze ook om onze partners in staat te stellen gepersonaliseerde advertenties van PayPal te laten zien wanneer je andere sites bezoekt. Cookies beheren en meer informatie