尋找最適合你業務的網上帳單軟件

隨著越來越多業務轉為在網上進行，為配合各種新需求，你的會計系統必須同步更新。那麼，你能如何為小型企業尋找合適的網上帳單軟件？

甚麼是電子帳單？
電子帳單是以電子方式製作、傳輸和處理的帳單。由於它以「結構性」的格式（下文將詳細說明）核發，因此能夠從供應商的會計部門直接傳輸至買家的應付帳款部門，過程中無需涉及任何人手工序。

電子帳單採用具特殊結構的格式，與其他純粹透過互聯網傳輸的帳單（例如 PDF 或 Word 帳單、jpg 或 tiff 等格式的圖片帳單、掃描紙質帳單或透過傳真以圖片形式發送的紙質帳單）截然不同。^1.2




電子化的好處
如果你仍對電子化採取觀望態度，不妨參考以下的有力理由，開始考慮轉用網上帳單。

• 成本更低： 首先，你將無需再囤積及儲存大量紙張和其他文具，符合環保理念，同時為你的業務帶來關鍵優勢—你可省卻處理舊式紙質帳單的繁瑣工序，大幅節省時間，告別以人手輸入帳單上的數字、列印、郵寄、儲存和帳單核對等工作。
• 快速準確： 毋庸置疑，電子帳單系統比人手工作更迅速、直接和準確。因此，數據傳輸流程的每個階段都能加速完成，大幅縮短帳單週期。
• 效率更高： 人手工序較易出錯。你或員工可能會輸入錯誤數據，或者忘了將帳單送遞給付款人。在帳單製作流程中，每多一個人手步驟，都會進一步增加出錯的機會，甚或浪費寶貴的時間。而電子帳單系統不單可將帳單直接發送給正確的付款人，³更可全程追蹤網上帳單流程，確保營業額資金去向時刻一目了然。^4.5
• 安全無虞： 支援機器讀取的自動化系統能夠省卻人手輸入工序，提高帳單製作流程的透明度，減少欺詐漏洞。⁶

最合適的網上帳單軟件應具備哪些特點？
優質的網上帳單軟件能夠助你簡化公司的帳單製作流程，同時密切追蹤你的開支。它確保全面整合你的所有財務數據（包括收付款、合約和購物訂單），讓你盡覽公司任何時期的現金流狀況。最合適的帳單軟件應具備以下關鍵功能：

• 支援多種帳單格式。巿面上存在形形色色的網上帳單軟件，然而，適合小型企業的帳單軟件應能支援不同的格式，以配合你的客戶和其他業務合作夥伴的獨特需求。良好的帳單系統應能自動將不同的格式轉換為結構性數據，以供機器讀取，方便你輕鬆取用，同時省卻為每張帳單上儲存不同版本的工序。
• 迎合非標準交易所需。 有時候，你需要為非標準交易製作網上帳單，例如為熟客提供特價優惠，又或由於成本超出控制，導致帳單元素出現變動。良好的系統應能在系統和帳單上靈活反映這些非標準因素。相反，如果你亦需進行恆常付款或發送恆常帳單，你的系統也應能自動執行這些功能。
• 提供多元化的付款方式。付款系統越靈活多變，你便可吸引越多客戶。因此，你的網上帳單軟件應支援常用的網上付款方式，例如信用卡和扣帳卡、透過第三方平台付款，以及越趨普及的⁷電子錢包。⁸
• 支援多種貨幣。無可否認，要應付國際法律絕非易事，不過當客戶大駕光臨，你絕不希望將他們拒諸門外。合適的帳單軟件應能支援多種貨幣，並配備國際交易功能，確保你能緊貼最新國際交易趨勢，同時遵循相關的海外法律要求。
• 取得業務見解。良好的軟件應能提供切合需求的商業情報，助你作出更明智的決策。
• 妥善封存。除了將帳單封存，你亦可為過時文件設定到期日，以在合適的時間將它們從系統中刪除，保持網上檔案庫井然有序。
• 嚴謹安全。最重要的是，你的軟件供應商必須擁有卓越聲譽，並且能在有需要時提供網上和線下支援。

選用合適的網上帳單軟件，如何助你大幅節省時間和成本
即使是簡單的網上帳單軟件，也可透過超越人手工序的方式，助你加快帳單製作流程，同時簡化會計工作。不單所有會計資料都可儲存於電腦（或流動裝置）的單一位置，各項資料更可互相連繫，一切應收帳款和應付債項從此一目了然。你無需以人手方式製作催繳通知書，系統將自動發出通知。你無需學習複雜無比的國際財務法律，你的軟件已裝備就緒，為你效勞，無論你在全球任何地區經營業務，都可確保嚴格遵守當地法規。告別檔案櫃中久被遺忘的帳單，利用網上系統，電腦將自動刪除過時帳單，省卻人手清理的工序。要了解業務領域的最新趨勢，你再也無需花時間細閱最新的商業文獻，帳單軟件將在互聯網上全方位搜羅，為你帶來相關的實用資訊。更重要的是，電腦不會疲倦或分心，更可有效杜絕人為錯誤。

為你介紹 PayPal 網上帳單
作為支援全球超過 200 個市場的領先網上付款服務供應商之一，PayPal 提供網上電子帳單服務，助你簡化業務，同時提供多種業務解決方案，以超乎你想像的方式簡化會計工序。

如果你是新手上路，我們將會助你輕鬆建立個人化的專業電子帳單範本，相比過往以人手方式製作的帳單，此範本將更全面涵蓋所有細節：

• 你的公司標誌和聯絡資料（包括你的地址和電話號碼）
• 購買詳情
• 運費和稅項資料
• 任何其他可用的折扣
• 條款及細則

如有需求，你可為客戶附上個人備註。範本可供未來交易重複使用，或者複製並繼續填入客戶的現有資料，以重複製作帳單。

帳單可發送給特定接收者，如有需求，亦可發送給你或客戶方的其他人士。你可附加待簽名的文件、圖片、服務條款，以及在帳單設定的稅項欄位加入常用稅項。此外，如果你要允許客戶支付部分款項，我們亦可滿足你的需要。當一切準備就緒，你只需以電郵發送帳單，另一端的收件人點擊「立即付款」按鈕，即可透過 PayPal 帳戶、信用卡或扣帳卡安全付款，讓你順利接收款項。

PayPal 網上帳單支援在網上自動核對帳單和付款，包括到期日和已發送的提示清單，現金流狀況時刻一目了然，你再也無需仔細檢查試算表，苦苦尋找逾期未付的帳單。客戶一旦逾期未付，你可一鍵輕鬆發送提示。此外，你亦可使用 PayPal 的網上帳單 API，將網上帳單流程（例如建立、發送和管理帳單）整合至訂單管理系統中。

現在，你已了解到 PayPal 如何助你設定電子帳單系統。來探索我們的商業解決方案，深入了解你還可透過哪些方式，全面提升並保護網上帳單與付款流程。