Hoe integreer ik mijn Point of Sale met Exact?

Exact is een boekhoudprogramma waarmee je je boekhouding kunt vereenvoudigen, waardoor je overal en op meerdere apparaten toegang krijgt.

Hoe werkt de integratie?

Met Point of Sale  kun je je verkoop- en betaalgegevens rechtstreeks naar je Exact-administratie importeren. De integratie is eenvoudig in te stellen. Zodra je je Exact-account hebt verbonden, importeert  Point of Sale je gegevens automatisch naar de gewenste grootboekaccounts.

Om beter inzicht te krijgen in je  Point of Sale-betalingen en -kosten, raden we je aan aparte grootboekrekeningen te maken voor elke reeks datums, zodat je eenvoudiger een duidelijk overzicht krijgt van de inkomende en uitgaande transacties van je  Point of Sale-account en je bankrekening.

Niet-ondersteunde software

Point of Sale  ondersteunt bepaalde Exact-software niet vanwege de beperkte functionaliteit. Alleen Exact Online en Exact Financials worden ondersteund

Niet ondersteund in Point of Sale:

• Exact Synergy
• Exact Globe
• Exact Consolidation
• Exact Insights

Zo koppel je  Point of Sale aan Exact:

1. Log online in bij  Point of Sale.
2. Ga naar de pagina Integraties.
3. Klik bij de Exact-integratie op Verbinden. Er wordt een venster geopend waarin je wordt gevraagd om de point of sale toegang tot je Exact Online-account te geven. Selecteer een administratie in Exact als je meerdere beheert met je gebruikersaccount beheert.
4. Geef om de import te starten aan welke gegevens van de  point of sale op welke grootboekrekening in Exact Online moeten komen. Je kunt in Exact aan elk transactietype een specifieke grootboekrekening toewijzen.

Exact-classificatie van rekeningtype

Veelgestelde vragen

Waarom worden sommige van mijn Exact-grootboekrekeningen niet in Point of Sale weergegeven?

Rekeningen zijn beschikbaar op basis van de indeling van het rekeningtype, zoals beschreven in de indeling van het Exact-rekeningtype. Als je onlangs een nieuwe grootboekrekening in Exact hebt gemaakt, kan het enkele uren duren voordat deze in Point of Sale wordt weergegeven.

Kan ik meerdere Point of Sales koppelen aan Exact?

Je kunt maar één Point of Sale koppelen aan één Exact-account.

Wanneer vindt de import plaats?

Tijdens het instellen van de integratie kun je elke datum in het verleden selecteren om het importeren te starten. Zo worden er met terugwerkende kracht gegevens van  Point of Sale naar Exact geïmporteerd voor elke dag sinds de geselecteerde datum. We raden je aan een datum te kiezen die binnen je huidige belastingjaar valt, zodat er geen gegevens worden gewijzigd in de periode vóór het einde van het boekjaar.

Point of Sale importeert aan het einde van elke dag automatisch gegevens naar Exact. Als je de integratie instelt, verschijnen de eerste Point of Sale-gegevens de volgende dag in Exact.

Kan ik de startdatum nog wijzigen na het instellen van de integratie?

Zodra je de configuratie hebt opgeslagen, kun je de startdatum niet meer wijzigen. Dit kan namelijk leiden tot gedupliceerde gegevens voor overlappende dagen.

Welke gegevens worden gedeeld tussen  Point of Sale en Exact?

Als je de verbinding tussen  Point of Sale en Exact autoriseert, geef je Exact een machtiging om je verkoop- en financiële gegevens via Point of Sale af te lezen. Ook geef je  Point of Sale een machtiging om je bedrijfsgegevens, rekeningen, btw-nummers, klanten, leveranciers, grootboekrekeningen, betalingen, balansen en bankafschriften uit Exact af te lezen.

Hoe kan ik dubbeltellingen van aankopen voorkomen als ik een ander point-of-sale-systeem dan  Point of Sale gebruik, dat al is geïntegreerd met Exact?

Als je van plan bent om naast kaart- en contactloze betalingen via  Point of Sale ook een ander point-of-sale-systeem te gebruiken dat al met Exact is verbonden, kun je de optie Verkoopgegevens synchroniseren uitschakelen om te voorkomen dat Exact dubbele gegevens ontvangt. In dit geval hoef je alleen de  Point of Sale-kostengegevens met Exact te synchroniseren. Je kunt dit doen door een grootboekrekening te selecteren voor Zettle-kosten. Selecteer daarnaast ook een grootboekrekening voor Zettle-kaartbetalingen om uitgaven bij te houden. De kosten voor  Point of Sale worden in mindering gebracht op de kaartbetalingen wanneer  Point of Sale het bedrag op je bankrekening uitbetaalt.

De gegevenssynchronisatie is gestopt en  Point of Sale-gegevens ontbreken in Exact. Wat kan ik doen?

Log online in op je Point of Sale en ga naar de pagina Integraties. Controleer of je koppeling met Exact nog actief is. Als dit niet het geval is, dan is je koppeling met Exact verbroken. Dit komt meestal door een wachtwoord- of machtigingswijziging. Je moet de integratie opnieuw koppelen.

Zodra je koppeling actief is, ga je in  Point of Sale naar de pagina voor Exact-instellingen en controleer je of je voor elk verplicht veld een geldige grootboekrekening hebt geselecteerd. Als er een grootboekrekening ontbreekt of gearchiveerd is in Exact, krijg je voor dat veld een foutmelding te zien. Selecteer een nieuwe grootboekrekening en sla de nieuwe instellingen op. De integratie exporteert automatisch de gegevens voor de ontbrekende periode met de nieuwe instellingen van de volgende dag.

Als alles er goed uitziet op de Exact-pagina in Point of Sale, kun je de Exact-rekeninginstellingen controleren om te zien of je abonnement actief is. Controleer ook of je betalingstermijn juist is ingesteld. Bekijk de documentatie van Exact over het instellen van betalingsvoorwaarden.

Als de bovenstaande stappen je problemen niet hebben opgelost, kun je rechtstreeks contact met ons opnemen.

Hoe worden mijn  Point of Sale-gegevens geïmporteerd in Exact?

Rekeningindeling

Schakel synchronisatie van  Point of Sale-verkoopgegevens met Exact in als je de  Point of Sale-app als kassasysteem gebruikt. Schakel deze optie uit als je al een ander kassasysteem gebruikt dat verkoopgegevens met Exact synchroniseert om dubbeltelling te voorkomen. Als het bijhouden van dagelijkse verkoop is uitgeschakeld, hoeft de  Point of Sale-integratie alleen toeslagen en terugbetalingen van toeslagen bij te houden.

Verkopen worden naar een rekening voor buitengewone inkomsten, omzet of rentebaten geboekt. Je kunt een bestaande grootboekrekening selecteren in het vervolgkeuzemenu. Als je geen grootboekrekening hebt, moet je er een in Exact maken en een dag wachten voordat deze beschikbaar is in Point of Sale.

Hoe worden deze gegevens weergegeven in Exact?

Point of Sale  stuurt elke dag één verkoopvermelding naar Exact in de vorm van een verkoopvermelding. Deze vermelding vertegenwoordigt alle verkopen die op die dag zijn gedaan. De vermelding bevat één regelitem voor elk belastingtarief waartegen je hebt verkocht, waarbij dit regelitem het totaal aan alle verkopen met dat belastingtarief vertegenwoordigt. Als er op die dag geen verkopen tegen een bepaald belastingtarief hebben plaatsgevonden, wordt het bijbehorende regelitem overgeslagen.

Er wordt één afschrijvingstransactie op je debiteurenrekening geboekt. Dit is het totaal van je dagelijkse verkopen. Je verkopen worden als krediettransacties naar de grootboekrekening in Exact Online geboekt die je voor  Point of Sale-verkopen hebt geselecteerd.

Ten slotte wordt de btw van je verkopen als een krediettransactie op de grootboekrekening geboekt die je voor elk btw-tarief hebt geselecteerd.

Voltooid

Kortingen binnen  Point of Sale worden niet op objectniveau toegepast, maar op het totaalaantal aankopen nadat alle objecten bij elkaar zijn opgeteld. Als we artikelen uitsplitsen op basis van btw-percentage voor alle verkopen van de dag, moeten kortingen worden toegepast op objectniveau. Dit kan leiden tot kleine afrondingsverschillen ten opzichte van de korting op samengevoegde niveau toepassen.

Om deze verschillen te corrigeren, kunnen we een factuur van ± 0,01 toevoegen om ervoor te zorgen dat het totaalbedrag overeenkomt met het totaalaantal.

Terugbetalingen in Point of Sale 

Rekeningindeling

Terugbetalingen worden ook naar een nominale grootboekrekening geboekt van het type buitengewone opbrengsten, verkopen of rentebaten. Het is gebruikelijk om dezelfde grootboekrekening te selecteren als voor de  Point of Sale-verkooprekening (zie ‘Verkoop’ hierboven). Je kunt echter een andere grootboekrekening gebruiken als je terugbetalingen binnen Exact afzonderlijk wilt rapporteren.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven

Point of Sale stuurt elke dag een vermelding naar Exact. Deze vermelding in het omzetrapport vertegenwoordigt alle terugbetalingen die die dag zijn gedaan. De vermelding bevat één regelitem voor elk belastingtarief waar de handelaar mee werkt. Dit regelitem vertegenwoordigt het totaalbedrag van alle terugbetalingen met dat belastingtarief. Als er op die dag geen terugbetalingen met een bepaald belastingtarief zijn gedaan, wordt het bijbehorende regelitem overgeslagen.

Point of Sale -cadeaubon

Rekeningindeling

Hoe deze gegevens worden weergegeven in Exact:

De aanschaf van een cadeaubon wordt weergegeven als een regelitem in de verkoopvermelding voor die dag.

Het inwisselen van een cadeaubon wordt weergegeven als een lijstitem.

Tips voor Point of Sale 

Rekeningindeling

Je klanten kunnen een extra bedrag aan hun rekening toevoegen als ze betalingen via een pinapparaat ontvangen. Fooien worden geboekt op een grootboekrekening van het type langlopende verplichtingen, betalingen aan medewerkers, voorzieningen, buitengewone opbrengsten, inkomsten, rentebaten of overige verplichtingen. Je kunt een grootboekrekening in het vervolgkeuzemenu selecteren. Als je geen beschikbare grootboekrekening hebt, moet je hiervoor in Exact een grootboekrekening maken en een dag wachten tot de grootboekrekening beschikbaar is.

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven

Fooien worden als apart regelitem naar Exact verzonden als onderdeel van de dagelijkse verkooplijsten.

Point of Sale -vergoedingen

Point of Sale  ontvangt een procentuele commissie voor elke kaarttransactie die met het pinapparaat wordt verwerkt. Point of Sale brengt ook kosten in rekening voor Point of Sale Advance, indien van toepassing op jou. De kosten zijn van invloed op het bedrag dat op je bankrekening is gestort, aangezien deze worden afgetrokken van de bedragen van kaartbetalingen. De integratie maakt een aankoopvermelding in Exact voor de Point of Sale-kosten. De betaling voor  Point of Sale-kosten wordt toegepast op de grootboekrekening die wordt gebruikt voor  Point of Sale-kaartbetalingen.

Rekeningindeling

Vergoedingen worden geboekt op een grootboekrekening van het type personeelskosten, afschrijvingskosten, overige kosten, algemene kosten, verkoopkosten of buitengewone kosten. Je kunt een bestaande grootboekrekening selecteren in het vervolgkeuzemenu. Als je geen beschikbare grootboekrekening hebt, moet je hiervoor in Exact een grootboekrekening maken en een dag wachten tot deze beschikbaar is in Point of Sale.

Hoe deze gegevens worden weergegeven in Exact

Point of Sale  stuurt dagelijks een journaalvermelding naar Exact Online NL. Deze aankoopvermelding vertegenwoordigt alle kosten die  Point of Sale op die dag heeft verwerkt. De rekening kan meer dan één regel hebben als er verschillende soorten transacties op een dag zijn. Deze kosten worden verrekend via de betaalrekening.

Terugbetalingen van voordelen

Hoe deze gegevens in Exact worden weergegeven

Elke dag wordt er een aankooprecord verzonden met alle terugbetalingen van kosten die die dag zijn verwerkt. Terugbetalingen van kosten worden als een krediettransactie op de grootboekrekening geboekt die je hebt geselecteerd voor  Point of Sale-kosten en als een debettransactie op de grootboekrekening die je hebt geselecteerd voor  Point of Sale-kaartbetalingen.

Point-of-sale-stortingen

Stortingen zijn de opbrengsten van je verkooptransacties na aftrek van eventuele kosten die je aan Point of Sale verschuldigd bent.
Zodra je geld is uitbetaald, verwerkt de bank het en stort het op je bankrekening. Je moet de  Point of Sale-stortingstransactie op je bankafschrift vergelijken met het stortingsbedrag op je bankafschrift van Exact.

Rekeningstructuur

Stortingen worden op een nominale rekening geboekt, namelijk de bankrekening die je aan Point of Sale hebt gekoppeld.

Zorg ervoor dat de bankrekening die je in Exact hebt geselecteerd overeenkomt met de rekening waarop je  Point of Sale-stortingen ontvangt. Dat is niet dezelfde rekening die je hebt gekozen voor de liquide  Point of Sale-rekening.

Hoe deze gegevens worden weergegeven in Exact

Gegevens worden weergegeven als een overschrijving van de liquide  Point of Sale-rekening naar de bankrekening van je bedrijf.

Betalingen in Point of Sale 

Rekeningindeling

Betalingen worden weergegeven als journaalvermeldingen op de betaalrekening met een verrekening van de 1300: debiteurenrekening.

Hoe deze gegevens worden weergegeven in Exact

Point of Sale  stuurt Exact één betaling per dag voor elke betaalmethode die die dag is gebruikt. Als je dus tien kaartbetalingen en twintig contante betalingen in één dag verwerkt, worden er twee betalingen verzonden. Deze betalingen worden opgenomen tegen de dagelijkse verkoopfactuur.

Waarvoor wordt de 1300: debiteurenrekening gebruikt?

De debiteurenrekening is de basisdebiteurenrekening, ook wel debiteuren genoemd. Dit is geld dat de klant verschuldigd is. De regelitems die hier worden weergegeven, verhogen het saldo. Zodra deze zijn betaald, gaat het saldo weer omlaag.

Hier kun je zien hoe de verkopen die tijdens het toewijzen aan de oorspronkelijk geselecteerde rekeningen hier zijn verwerkt, ook een regel vormen voor de debiteurenrekening.

In het debiteurenkasboek zijn er twee regels voor de betalingen en de rekening is vereffend zodra het geld is ontvangen.

Point of Sale  Lening

Rekeningindeling

Het rekeningtype Lening omvat langlopende verplichtingen, overige verplichtingen, betalingen aan medewerkers of voorzieningen. Je kunt in het vervolgkeuzemenu een bestaande rekening selecteren. Als je geen grootboekrekening hebt, moet je er een in Exact maken en een dag wachten voordat deze beschikbaar is in Point of Sale.

Hoe deze gegevens worden weergegeven in Exact

De lening zelf wordt vertegenwoordigd als journaalvermelding in het kasboek.

Kosten voor leningen zijn kredietjournaalvermeldingen in het kasboek.