Was ist eine Rechnung und was sollte sie enthalten

Alles beginnt mit einer Rechnung.

Eine Rechnung ist vielleicht das wichtigste Dokument, das Sie für Ihr Unternehmen erstellen. Es handelt sich dabei um ein Geschäftsdokument, das Unternehmen (in diesem Fall Sie) ihrer Kundschaft aushändigen und das den fälligen Gesamtbetrag für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen angibt. Einfacher ausgedrückt handelt es sich um die Rechnung, die ein Unternehmen Kund:innen schickt, um eine Zahlung zu erhalten.

Egal, welche Art von Unternehmen Sie führen, eine Rechnung enthält die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen sowie die Zahlungsbedingungen und andere für Ihre Kundschaft relevante Informationen. Bei vielen Unternehmen dient die Rechnung auch als Beleg. Ohne Rechnung laufen Sie Gefahr, eine Zahlung zu verpassen oder zu vergessen.

Lesen Sie weiter, um mehr über Rechnungen zu erfahren und darüber, warum sie für den Geschäftserfolg entscheidend sind.

Wofür werden Rechnungen verwendet?

Vielleicht haben Sie es bislang auch ohne Rechnungen geschafft, Zahlungen für Ihre Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Wenn Ihr Unternehmen weiter wächst, ist das unter Umständen aber nicht mehr der Fall. Außerdem dienen Rechnungen nicht nur dazu, beim Erhalt von Zahlungen zu helfen. Sie geben auch einen Einblick in Ihr Unternehmen: wo Sie sind, welche Dienstleistungen Sie anbieten und wie Sie aufgestellt sind. Sie zeigen, dass Sie stolz auf Ihre Leistungen sind – bis hin zum abschließenden Beleg für Ihre Kundschaft.

Die wichtigsten Vorteile von Rechnungen im Überblick:

• Unterstützung beim rechtzeitigen Zahlungserhalt: Mit einer Rechnung geben Sie Ihrem Unternehmen die bestmögliche Chance, Zahlungen rechtzeitig zu erhalten. Der Grund dafür ist, dass Rechnungen in der Regel Zahlungsbedingungen enthalten, sodass Sie und Ihre Kundschaft dieselben Zahlungserwartungen haben.
• Überwachung des Cashflows, Zahlungsverfolgung und Unternehmensanalysen: Mit Rechnungen behalten Sie bereits beglichene und noch ausstehende Beträge im Blick und sehen, bei welchen Zahlungen Sie gegebenenfalls nochmal nachfassen müssen. Darüber hinaus kann der Überblick über bereits erfolgte und bevorstehende Zahlungen die Cashflow-Prognose verbessern, insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen.
• Wichtig für die Steuererklärung und Buchführung: Für die Einreichung der Steuererklärung oder die Pflege aktualisierter Geschäftsunterlagen ist es zwingend erforderlich, dass Sie die Einnahmen verfolgen, die Sie im Laufe des Jahres erhalten haben. Das Senden von Rechnungen erleichtert diesen Vorgang.

Verschiedene Arten von Rechnungen

Es gibt viele Arten von Rechnungen, die Sie verwenden können, um Zahlungen zu erhalten. Hier einige Beispiele:

• Handelsrechnung: Diese Art von Rechnung wird auch Standardrechnung oder Schlussrechnung genannt und ist die gängigste Rechnungsart für Unternehmen. Unternehmen stellen sie aus, um Waren oder Dienstleistungen in Rechnung zu stellen und Zahlungen rechtzeitig zu erhalten.
• Arbeitsaufwandsrechnung: Eine Arbeitsaufwandsrechnung gibt an, wie viele Stunden ein Unternehmen oder sein Personal für ein bestimmtes Projekt aufgewendet haben. Diese Zeit wird den Auftraggebenden in Rechnung gestellt.
• Gutschriftrechnung: Diese Art von Rechnung wird ausgestellt, wenn ein Unternehmen eine Rückerstattung oder einen Preisnachlass gewähren muss.
• Wiederkehrende Rechnung: Wiederkehrende Rechnungen eignen sich am besten für Unternehmen, die einen immer gleichen Betrag nach einem einheitlichen Zeitplan abrechnen, z.B. wöchentlich, monatlich oder jährlich.
• Vorschussrechnung: Durch Vorschussrechnungen können Unternehmen eine Vorauszahlung für eine Dienstleistung einziehen. Das auf einer Vorschussrechnung eingezogene Geld gilt nicht als Einkommen, sondern als Haftung. Mit Erbringung der Dienstleistungen gilt die Zahlung als Einkommen. Werden die Dienstleistungen jedoch nicht erbracht, kann das Geld an die Auftraggebenden zurückgesendet werden.
• Sollrechnung: Sollrechnungen entstehen, wenn ein Unternehmen den Betrag, den Auftraggebende ihm schulden, erhöhen muss.
• Pro-Forma-Rechnung: Diese Art von Rechnung dient als Benachrichtigung darüber, wie viel ein Projekt oder eine Dienstleistung kosten wird.
• Zwischenrechnung: Eine Zwischenrechnung, auch Ratenzahlungsvereinbarung genannt, ist eine Alternative dazu, eine große Rechnung an die Auftraggebenden zu senden. Stattdessen teilen Sie mit Zwischenrechnungen die Kosten im Laufe des Projekts in kleinere Zahlungen auf.
• Überfällige Rechnung: Dies ist eine Rechnungserinnerung oder Benachrichtigung, die angibt, dass die ursprüngliche Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt wurde und jetzt als überfällig gilt.

Verschiedene Rechnungsformate

Genauso wie es viele verschiedene Arten von Rechnungen gibt, gibt es auch verschiedene Rechnungsformate, die Sie verwenden können. Welches davon sich für Sie am besten eignet, hängt ganz von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.

• Word: Rechnungsvorlagen in Word lassen sich leicht individuell anpassen. Sie können sie herunterladen und Angaben zu Ihrem Unternehmen, Ihr Logo und alle relevanten Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen, die Sie in Rechnung stellen. Außerdem können Sie Schriftarten, Farben und Design ändern. Hinweis: Probieren Sie’s doch mal mit unserer kostenlosen professionellen Rechnungsvorlage.
• Excel: Rechnungsvorlagen in Excel eignen sich am besten für Unternehmen, die Tabellen erstellen und bei der Rechnungsstellung automatische Formeln verwenden möchten.
• Elektronische Rechnungsstellung: Im Vergleich zur manuellen oder papiergebundenen Rechnungsstellung, kann Ihnen die elektronische Rechnungsstellung jede Menge Arbeit und Verwaltungsaufwand ersparen.

Was sollte eine Rechnung beinhalten?

Den Überblick über alle Angaben zu behalten, die auf eine Rechnung gehören, ist nicht immer leicht. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, hilft Ihnen vielleicht die folgende Liste wichtiger Angaben:

• Das Wort „Rechnung“: Vermeiden Sie Verwechslungen mit anderen Dokumenten, indem Sie Ihre Rechnungen entsprechend benennen. Auch wenn es offensichtlich scheint, worum es sich bei den Dokumenten handelt, sollte auf Ihren Rechnungen das Wort „Rechnung“ stehen.
• Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer ist wichtig für die Nachverfolgung. Sie hilft Ihnen, eine Rechnung unter allen anderen, die Sie an bestimmte Kund:innen oder allgemein gesendet haben, wiederzufinden.
• Datum der Leistungserbringung: Geben Sie an, wann die Leistung erbracht wurde. Dies erleichtert Ihren Kund:innen die Buchhaltung, da fällige Zahlungen leichter zugeordnet werden können. Bei Dienstleistungen, die im März erbracht aber erst im April abgerechnet wurden, kann es beispielsweise sein, dass die Buchhaltung Ihrer Kund:innen diese Verbindlichkeit bereits für Ende März verbuchen möchte.
• Datum des Rechnungsversands: Dies ist das Datum, an dem die Rechnung erstellt (und hoffentlich versandt) wurde. Ab hier beginnt die Zahlungsfrist.
• Namen und Kontaktdaten der Händler:innen: Diese Angaben sind wichtig, damit sich Kund:innen bei Fragen mit Ihnen in Verbindung setzen können.
• Namen und Kontaktdaten der Kund:innen: Geben Sie den genauen Namen und die Adresse der Person an, für die die Rechnung bestimmt ist. An diese Person können Sie sich wenden, falls Probleme auftreten.
• Auflistung der Artikel mit Beschreibung: Fügen Sie eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Artikel oder Dienstleistungen hinzu. Verkäufer:innen sollten darauf achten, dass diese mit den Formulierungen im Auftragsformular und Kostenvoranschlag übereinstimmen. Mit aussagekräftigen Beschreibungen können Sie dazu beitragen, dass Ihre Kund:innen Sie nicht für weitere Erläuterungen bezüglich der Rechnung kontaktieren müssen.
• Kosten pro Einheit: Dieser Betrag sollte immer den Angaben in der Bestellung Ihrer Käufer:innen und in Ihrem Angebot entsprechen.
• Steuern: Im Allgemeinen handelt es sich hier um die auf die Bestellung erhobene Umsatzsteuer. Bedenken Sie dabei, dass die Steuergesetze für erbrachte Dienstleistungen je nach Land und Rechtsprechung variieren können. Einzelheiten erfahren Sie bei Steuerberater:innen vor Ort.
• Gesamtbetrag einschließlich Währung: Dies entspricht dem Gesamtbetrag der fälligen Zahlung – die für Sie als Händler:in wahrscheinlich wichtigste Angabe auf der Rechnung.
• Alle relevanten Zahlungsbedingungen.

Tipp: Eine Rechnungsvorlage macht es Ihnen leichter, sicherzustellen, dass Ihre Rechnung alle notwendigen Angaben enthält.

Der richtige Zeitpunkt für die Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel nach Warenlieferung oder Erbringung einer Dienstleistung. Wenn Sie zum Beispiel als Werbeagentur mit der Erstellung eines Veranstaltungsflyers beauftragt wurden, können Sie Ihre Rechnung schicken, sobald der Flyer fertig ist. Wenn Sie hingegen ein Catering-Unternehmen sind, das Essen für eine Mittagsveranstaltung liefert, können Sie Ihre Rechnung entweder nach der Veranstaltung schicken oder vereinbaren, dass 50% im Voraus per Zwischenrechnung abgerechnet werden und der Restbetrag nach Abschluss der Veranstaltung fällig wird.

Bei größeren Projekten und Aufträgen, die Tage, Wochen oder länger dauern bzw. bestimmte Materialien erfordern, kommt oft eine Vorauszahlung in Frage, wobei der Restbetrag erst nach Abschluss der Arbeiten fällig wird. Weitere Informationen zum Rechnungsversand erhalten Sie hier.

Zahlungsfristen sind eine individuelle Entscheidung und hängen von Faktoren wie Ihrer Branche bzw. Ihrer Liquidität ab. Am gebräuchlichsten sind 30 Tage ab Rechnungsdatum. Das bedeutet aber nicht, dass Sie für Ihr Unternehmen kein anderes Zahlungsziel festlegen können.

Am wichtigsten ist, dass Sie Ihren Kund:innen einfache Zahlungsmöglichkeiten bieten, wodurch wiederum Ihre Chancen auf eine schnellere Bezahlung steigen. Ein Beispiel dafür, wie Sie die Bezahlung Ihrer Rechnungen beschleunigen können, sind E-Mail-Rechnungen von PayPal. Laut aktuellen Daten werden 79% aller PayPal-Rechnungen innerhalb von 24 Stunden beglichen.¹

Die Relevanz von Rechnungen

Neben einer bequemen Möglichkeit, als Händler:in Zahlungen anzunehmen, sind Rechnungen auch ein hilfreiches Tool, um Ihre Einnahmen und Verkäufe sorgfältig zu dokumentieren. Sowohl Selbstständige als auch Unternehmen können Rechnungen zu Nachweiszwecken verwenden.

Tragen Sie mit unserer praktischen Rechnungsvorlage zu pünktlichen Zahlungen durch Ihre Kund:innen bei.