Qu'est-ce qu'une facture et quelles informations doit-elle contenir ?

Tout commence avec une facture.

La facture est peut-être l'un des documents les plus importants pour votre entreprise. Il s'agit d'un document commercial remis à un client par un marchand (en l'occurrence, vous) qui indique le montant total dû pour des biens ou des services rendus. En d'autres termes, il s'agit d'un relevé qu'une entreprise envoie à un client pour se faire payer.

Quel que soit le type d'entreprise que vous dirigez, une facture énumère les produits ou les services fournis par le vendeur, ainsi que les conditions de paiement et d'autres informations utiles pour le client. Pour de nombreuses entreprises, une facture fait aussi office de reçu pour l'acheteur. Sans cela, vous risquez de manquer ou d'oublier un paiement.

Lisez cet article pour en savoir plus sur les factures et pourquoi elles sont essentielles à la bonne gestion de votre entreprise.

À quoi sert une facture ?

Vous n'avez peut-être jamais eu besoin d'utiliser une facture pour recevoir vos paiements. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, il se peut que cela change. Une facture vous permet de vous faire payer, mais elle est également la vitrine de votre entreprise. Votre facture révèle en effet certaines choses sur votre entreprise : où elle se trouve, quels sont les services que vous fournissez, à quoi elle ressemble. Elle dit à la face du monde que votre entreprise est bien établie, jusqu'au reçu final.

Envoyer des factures comporte plusieurs avantages :

• Recevoir vos paiements à temps: Grâce aux factures, vous donnez à votre entreprise toutes ses chances d'être payée à temps. En effet, les factures indiquent généralement des conditions de paiement, ce qui vous permet, à vous et à votre client, d'être en phase avec les attentes en matière de paiement.
• Contrôler les flux de trésorerie, le suivi des paiements et l'analyse des activités: En envoyant des factures, vous pouvez facilement suivre ce qui a été payé, les paiements dus et ceux qui nécessitent un suivi. En outre, les factures peuvent vous aider à mieux prévoir les flux de trésorerie en vous donnant un aperçu de ce qui a été payé et de ce qui reste à venir, en particulier lorsqu'il s'agit de paiements récurrents.
• Aider à la déclaration d'impôts et la tenue de registres: Lors de la déclaration d'impôts ou de la mise à jour des documents commerciaux, il est impératif de suivre les recettes perçues au cours de l'année. Les factures peuvent faciliter ce processus.

Les types de factures

Il existe de nombreux types de factures :

• Facture commerciale : également appelée facture classique ou finale, il s'agit de la facture la plus courante permettant aux entreprises de facturer leurs produits ou services et d'être payées à temps.
• Facture de décompte horaire : un décompte horaire indique les heures qu'une entreprise ou ses employés ont consacrées à un projet particulier afin de les facturer au client.
• Facture rectificative (note de crédit) : cette facture est émise lorsqu'une entreprise doit effectuer un remboursement ou offrir une remise.
• Facture récurrente : les factures récurrentes conviennent mieux aux entreprises qui facturent le même montant à intervalles réguliers, par exemple chaque semaine, chaque mois ou chaque année.
• Facture de provision : les factures de provision permettent aux entreprises de percevoir un paiement anticipé pour un service. Les fonds collectés sur une facture de provision ne sont pas considérés comme des recettes, mais comme un passif. Une fois les services rendus, le paiement est considéré comme une recette. Toutefois, si les services ne sont pas effectués, les fonds peuvent être retournés au client.
• Note de débit : les notes de débit sont utilisées lorsqu'une entreprise doit augmenter le montant que lui doit un client.
• Facture pro forma : ce type de facture provisoire permet de savoir combien coûtera un projet ou un service.
• Facture de situation : également appelée plan de paiement, la facture d'avancement est une alternative à l'envoi d'une facture globale à votre client. Les factures de situation permettent de répartir le coût en plusieurs versements au fur et à mesure de l'avancement du projet.
• Facture échue : il s'agit d'un rappel de facture ou d'un message indiquant que la facture originale n'a pas été payée à temps et que sa date d'échéance est désormais dépassée.

Les différents formats de factures

De même qu'il existe de nombreux types de factures, il existe aussi plusieurs formats de factures. Tous les formats sont valables, il s'agit de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise.

• Traitement de texte : un modèle de facture via un logiciel de traitement de texte est facilement personnalisable. Vous pouvez le télécharger ou le créer à l'aide de notre générateur de factures, qui vous permet ensuite d'ajouter les informations et le logo de votre entreprise, de modifier la police, la couleur et la présentation, et d'inclure toutes les sections pertinentes relatives au produit ou au service que vous facturez.
• Tableur : un modèle de facture sur tableur est idéal pour les entreprises qui souhaitent créer des tableaux et utiliser des formules automatiques pour la facturation.
• Facture électronique : au lieu de la facturation manuelle ou sur papier, qui peut être fastidieuse et difficile à gérer, la facturation électronique numérise le processus de facturation.

Que faut-il inclure dans une facture ?

Il peut être difficile de garder le fil de tout ce qui doit figurer sur une facture. Si vous ne savez pas par où commencer, utilisez cette liste des éléments les plus importants que chaque type de facture doit mentionner :

• Le mot "facture": Votre client ne doit pas confondre accidentellement votre facture avec un autre type de document. Même si cela semble évident, vous devez inclure le terme "facture" sur votre facture.
• Un numéro de facture: Ce point est essentiel pour le suivi. Ce numéro permettra de distinguer la facture de toutes les autres factures envoyées au client ainsi qu'à d'autres clients.
• Une date de prestation de service: C'est-à-dire la date à laquelle la prestation de service a été fournie. Cet élément est important pour le service de comptabilité de votre acheteur, afin qu'il soit en mesure de mieux identifier la somme à régler. Par exemple, si un service a été fourni en mars, mais que vous n'avez envoyé votre facture qu'en avril, le client préférera peut-être enregistrer ce passif à la fin mars pour des raisons de comptabilité.
• La date d'envoi de la facture: Il s'agit de la date à laquelle la facture a été créée (et, normalement, envoyée). Le compte à rebours avant le paiement commence ici.
• Le nom et les coordonnées du vendeur: Il s'agit de vos coordonnées, au cas où le client aurait besoin de vous contacter pour vous poser des questions. N'oubliez pas également d'y inclure le numéro d'immatriculation de votre société.
• Le nom et les coordonnées du client: Indiquez le nom précis de la personne à qui la facture est destinée ainsi que son adresse. En cas de problème, c'est à ce contact que vous vous adresserez.
• La liste des articles et une description: Incluez une description détaillée de chaque article fourni ou service effectué. En tant que vendeur, vous devez vous assurer que votre formulation est cohérente avec le bon de commande de l'acheteur et votre propre devis/proposition. Votre description doit être suffisamment précise pour que votre client n'ait pas lieu de remettre en cause l'excellent travail effectué par votre entreprise.
• Le coût par unité de produit/service: Ce montant doit toujours correspondre au bon de commande de l'acheteur et à votre devis/proposition.
• Les taxes: Cela correspond généralement au montant des taxes de vente facturées sur la commande. N'oubliez pas que les lois fiscales sur les services fournis varient selon les états et juridictions. Pour plus d'informations, consultez votre conseiller fiscal.
• Le montant total dû et la devise: C'est la somme du paiement total dû. En bref, il s'agit du chiffre incontournable du document.
• Toutes les conditions de paiement pertinentes.

Conseil : l'utilisation d'un modèle de facture vous permet de vous assurer d'inclure tous les éléments nécessaires.

Quand émettre une facture ?

La facturation a généralement lieu après la livraison de l'article ou du service. Par exemple, si vous êtes une société de marketing chargée de créer un prospectus pour un événement, vous pouvez envoyer votre facture une fois le prospectus terminé. En revanche, si vous êtes un traiteur qui fournit de la nourriture pour un déjeuner, vous pouvez soit envoyer votre facture une fois le déjeuner terminé, soit facturer 50 % d'acompte immédiatement par le biais d'une facture intermédiaire, le solde étant dû à la fin de l'événement.

Pour les projets de grande envergure et les travaux qui peuvent prendre des jours, des semaines, voire plus, et/ou qui nécessitent des matériaux spécifiques, les entreprises demandent souvent un paiement partiel avant le début des travaux, le solde étant dû à la fin du chantier. Pour en savoir plus sur les modalités de facturation, consultez cette page.

Quant aux délais de paiement des factures, il s'agit d'une décision personnelle qui dépend de facteurs tels que votre secteur d'activité et votre flux de trésorerie. En général, le paiement après 30 jours est l'un des critères les plus courants, mais vous pouvez tout à fait choisir d'autres conditions pour votre entreprise.

Avant tout, offrez à vos clients un moyen de paiement facile, pour vous permettre de recevoir votre paiement plus rapidement. Par exemple, la facturation PayPal peut aider les entreprises à être payées rapidement. Selon une étude récente, 79 % des factures PayPal sont payées dans la journée qui suit l'envoi de la facture.¹