Qu'est-ce qu'une facture, au juste ? Pourquoi est-elle si importante pour votre entreprise ?

Juil 02 2019 | PayPal Editorial Team

Une facture est sans doute le document le plus important que vous produisez pour votre entreprise. Apprenez ce qu'est une facture, en quoi elle est importante, et découvrez les trois aspects à prendre en compte lors de la création d'un modèle de facture.

Qu'est-ce qu'une facture, au juste ?

Une facture est un document commercial remis par un vendeur à un acheteur qui indique le montant total dû pour des biens fournis ou des services rendus. En termes plus simples, il s'agit de la note envoyée par une entreprise à un client pour se faire payer. Une facture détaille la liste des produits ou services fournis par le vendeur, ainsi que les modalités de paiement, et toute autre information pertinente pour l'acheteur. Pour de nombreuses entreprises, une facture fait aussi office de reçu pour l'acheteur.
 

En quoi une facture est-elle importante ?

Une facture vous permet de vous faire payer, mais elle représente également l'identité de votre entreprise. Certes, votre facture pour des services de conseil (ou pour les prestations que vous fournissez) n'est qu'un simple formulaire, que ce soit un document physique ou généré en ligne. Cela dit, n'oubliez pas qu'elle est vue d'innombrables fois par vos clients. Il s'agit de votre marque. Il s'agit de votre image. Votre facture révèle certains détails importants de votre entreprise : son emplacement, son offre de services et son image. Elle dit à la face du monde que vous êtes fier de tout ce que vous faites, jusqu'au reçu final que vous envoyez.
 

Comment rédiger une facture.

Qu'est-ce qui fait une facture parfaite ? À mon avis, il y a trois éléments à prendre en compte lors de la création de votre modèle : la présentation, le contenu et le message.
 
1. Présentation.
Qu'elle soit envoyée par courrier postal ou par voie électronique, votre facture doit être identique. Elle doit représenter tous les bons aspects de votre entreprise. C'est-à-dire ?
  • Utilisez un beau logo. Votre logo est sans doute professionnel et unique. Si ce n'est pas le cas, vous devriez envisager de le retravailler. De nombreux services en ligne peuvent s'en charger à votre place, ou vous pouvez rechercher un graphiste sur les sites de travailleurs indépendants. Ce logo doit être le même pour votre papier à en-tête et votre site internet. Il doit être le plus clair et net possible.
  • Vous pouvez le remplacer par, ou même lui ajouter, une belle image. Certains de mes clients envoient leurs factures avec des photos de leur immeuble, de produits ou d'une équipe d'employés. De magnifiques couchers de soleil et paysages urbains décorent les factures de certains de mes fournisseurs. Quelques-uns remplacent même la photo par un croquis ou un dessin professionnel. Une belle image attire l'attention.
  • De préférence, votre facture doit tenir sur une page. Mais pas de panique si ce n'est pas le cas. La taille de votre police doit être assez grande pour que tout le monde, y compris les seniors, puisse lire sans lunettes toutes les informations. S'il vous faut pour cela une deuxième page, n'hésitez pas.
  • Choisissez le noir et blanc pour votre facture. À mon humble avis, c'est la meilleure solution. Vous pouvez bien sûr colorer votre logo ou image, mais le reste doit être sobre et facile à lire. Une profusion de couleurs est source de confusion et dessert l'objectif principal de la facture : rappeler au client qu'il est temps de payer.
2. Contenu.
Rappelons-le, le but essentiel de l'envoi d'une facture est d'informer le client qu'il est redevable du paiement d'un produit fourni ou d'un service rendu. Veillez à ce que votre facture contienne toutes les informations dont le client a besoin pour procéder au paiement le plus vite possible. De quelles informations parle-t-on exactement ?
  • Adresse du client : pensez à inclure le nom de la personne correspondant à l'adresse de facturation. En cas de problème, c'est à cette personne que vous vous adresserez.
  • Lieu où le service a été fourni : la prestation a pu être effectuée à différents endroits, ce qu'il est toujours utile d'indiquer.
  • Votre représentant : cela peut être le nom de famille ou les initiales de l'employé chargé de la mission. Il est important d'assurer le suivi de ses ventes (sûrement pour des raisons de commission), mais également de pouvoir faire correspondre cette facture à une personne en interne.
  • Numéro de facture : chaque facture doit comporter une référence unique et dédiée à des fins de comptabilité. Chaque entreprise a sa propre méthode pour déterminer un numéro de facture, il n'y a donc pas de solution universelle. Vous pouvez par exemple combiner un chiffre et une date, ou tout simplement suivre une série de chiffres séquentiels.
  • Date : indiquez la date à laquelle la facture a été créée (et, espérons-le, envoyée). Le compte à rebours avant le paiement commence ici.
  • Modalités de paiement : la formule la plus fréquente consiste à demander un paiement sous 30 jours, mais vous pouvez opter pour offrir un escompte de 2 % si le client paie dans les 10 jours. C'est une pratique courante et utile qui permet d'accélérer les flux de trésorerie.
  • Date de service : cela désigne la date à laquelle le service a été fourni. Cet élément est important pour le département comptabilité de votre acheteur, afin qu'il soit en mesure de mieux identifier la somme à régler. Par exemple, si un service a été fourni en mars, mais que vous n'avez envoyé votre facture qu'en avril (on ne vous félicite pas), le client préfèrera peut-être enregistrer ce passif à la fin mars pour des raisons de comptabilité.
  • Description de l'article : laissez votre génie s'exprimer ! Incluez une description détaillée de chaque article fourni ou service rendu. En tant que vendeur, vous devez utiliser des formulations cohérentes avec le bon de commande de l'acheteur et votre devis/proposition. Votre description doit être suffisamment précise pour que votre client n'ait pas lieu de remettre en cause l'excellent travail effectué par votre entreprise.
  • Prix ou honoraires : ce montant doit toujours être conforme au bon de commande de l'acheteur et votre devis/proposition... sous peine de provoquer quelques tensions !
  • Montant net de la facture : on ne s'emballe pas, il s'agit de ce qui vous est dû avant la prise en compte des taxes.
  • Taxes : cela correspond généralement au montant des taxes de vente facturées sur la commande. Les lois fiscales sur les services fournis varient selon les états et juridictions, mais c'est une tout autre histoire !
  • Montant total facturé : un récapitulatif du paiement total exigible. Grosso modo, il s'agit du chiffre incontournable du document.
C'est vrai, cela représente beaucoup d'informations à digérer. Mais une présentation adéquate peut vous permettre de recevoir le paiement à l'échéance prévue, et vous épargner de multiples relances. Je parle d'expérience, et croyez-moi, les relances n'ont rien d'amusant.
 
3. Message.
Nombreux sont ceux qui pensent qu'envoyer une facture ne sert qu'à se faire payer, et c'est en effet le but principal. Mais une facture réalisée dans les règles de l'art peut ouvrir d'autres portes. Elle peut devenir un excellent outil marketing. À notre époque où les emails sont incessants et où les messageries vocales débordent, votre facture est finalement le seul document que vos clients liront systématiquement. Alors pourquoi ne pas profiter de l'occasion pour ajouter un message ?
 
Pour ce faire, n'oubliez pas de personnaliser votre facture en ajoutant un petit mot en bas de page. Que doit contenir ce petit mot ? Vous pouvez par exemple inviter le client à vous rendre visite à l'occasion d'un prochain salon commercial. Ou lui suggérer d'envisager une prestation complémentaire. Ou attirer son attention sur une remise spéciale que vous proposez sur un autre produit. Ou encore, le remercier de vous faire confiance, lui souhaiter de joyeuses fêtes ou lui adresser un message personnalisé pour qu'il ait un peu l'impression de sortir du lot. Cette méthode fonctionne. En y prêtant attention, vous vous apercevrez que de nombreuses entreprises prestigieuses y ont recours.
 
Bonne nouvelle, vous n'êtes pas obligé de partir de zéro en créant votre facture. Il existe d'excellents modèles, comme ce modèle de facture proposé gratuitement par PayPal, qui vous permettront de créer et d'envoyer vos factures en ligne à vos clients pour vous faire payer rapidement. Votre facture est un document essentiel. Ne la négligez pas. Prenez-la au sérieux. Soignez sa présentation. Investir des ressources dans vos factures peut s'avérer payant à long terme.
 
Le contenu de ce site internet n'est fourni qu'à des fins informatives. Demandez toujours des conseils indépendants et professionnels en matière de comptabilité, finance et droit avant de prendre toute décision commerciale.
 
 
Les informations contenues dans ces articles ne constituent pas des conseils financiers, commerciaux ou d'investissement de quelque sorte que ce soit. Elles ne sont pas destinées à tenir lieu de conseils professionnels. Menez toujours vos propres recherches et faites appel à des professionnels pour évaluer votre situation spécifique.

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